Personvernerklæring

1.  Hvem er behandlingsansvarlig?

Arbeid med ord læremidler AS («vi») behandler personopplysninger om våre kunder, tidligere kunder og potensielle kunder, brukere av nettsider og applikasjoner. Vi er behandlingsansvarlig for all behandling vi gjør av personopplysninger. At vi er behandlingsansvarlig betyr at vi er forpliktet til blant annet å informere deg om hvordan vi benytter personopplysningene dine, og til å beskytte personopplysningene dine. Det er viktig for oss at du føler dine personopplysninger er trygge hos oss, og vår personvernerklæring skal gi deg informasjon om hvordan vi jobber for dette.

I denne personvernerklæringen gir vi deg blant annet informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, og for hvilke formål vi behandler dem, hvilke tredjeparter som er involvert, informasjon om dine rettigheter og ikke minst hvordan vi sikrer informasjonen vi har om deg. Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene er du velkommen til å ta kontakt med oss. Se kontaktinformasjonen helt nederst i personvernerklæringen.

2.  Produkter og abonnement

2.1 Oppfylle bestillinger og henvendelser

Vi behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for å opp- fylle avtaleforholdet. Det rettslige grunnlaget for slik behandling er personopplysningsloven § 1, jf. EUs personvernforordning («GDPR») artikkel. 6 nr. 1 bokstav b. I den grad behandlingen ikke er strengt nødvendig for å oppfylle avtalen med deg vil grunnlaget være GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b og vår legitime interesse i å følge opp avtale- forholdet med deg, f.eks. svare på e-poster og yte service til. I punktene nedenfor har vi konkretisert behandlingsaktivitetene og formålene nærmere. 

2.1.1 Oppstart og oppfølging av kundeforholdet

Vi vil behandle dine personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse. Dersom du ikke gir oss disse opplysningene kan vi ikke levere alle våre tjenester til deg. Videre vil vi måtte dele enkelte personopplysninger med tredjeparter for å kunne levere de produktene du som kunde har bestilt, for eksempel for å kunne sende deg faktura.

2.1.2 Faktura og betaling

For å sikre korrekt fakturagrunnlag og riktig fakturamottaker vil person- opplysninger som navn, adresse, e-postadresse, ressursnummer benyttes i faktureringen. Personopplysningene vil også kunne benyttes dersom det skulle oppstå eventuelle avvik eller innsigelser på fakturagrunnlaget. 

2.1.3 Kundebehandling

For å gi deg som kunde god service, vil vi dokumentere dine henvendelser. Vi har rutiner som sikrer at vi kun dokumenterer det som er nødvendig og relevant for sakens natur. Navn, e-post, telefonnummer og adresse er eksempler på personopplysninger som benyttes.

2.1.4 Avslutning av kundeforhold/abonnement

Dersom kundeforholdet avsluttes vil relevante personopplysninger som navn, adresse behandles. Dette for å sikre at riktig kundeforhold avsluttes.

2.2 Nyhets- og informasjonsbrev

Som kunde vil du motta nyhets- og informasjonsbrev fra oss digitalt. Nyhets- og informasjonsbrevene kan inneholde både nyttig informasjon fra oss og informasjon om våre varer og tjenester. Vi behandler denne informasjonen med grunnlag i personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, fordi vi har en interesse i å kunne kommunisere med deg som kunde, markedsføre våre produkter og gi deg tilbud. Du kan når som helst melde deg av fra vårt nyhetsbrev ved å følge angivelsen i nyhetsbrevet.

2.3 Kundeundersøkelser

Det er viktig for oss å få dine tilbakemeldinger slik at vi kan forbedre våre produkter og tjenester. Derfor vil vi kunne benytte navn, telefonnummer og e-postadresse for å sende deg kundeundersøkelser. Behandlingsgrunnlaget for dette formålet er personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel. 6 nr. 1 bokstav f, fordi vi har en interesse av å få vite hvordan kundene våre opplever oss.

3.  Oversikt over personopplysninger som behandles

Over har vi angitt hvilke opplysninger vi behandler for ulike formål og på ulike grunnlag. Her gir vi en oversikt over opplysninger vi kan behandle om deg:

  • Fornavn
  • Etternavn
  • Telefonnummer
  • Faktura- og leveringsadresse
  • E-postadresse
  • IP-adresse
  • Kundenummer

4.  Utlevering av opplysningene til tredjeparter

Vi bruker troverdige leverandører og systemer for å støtte ulike prosesser. Disse må følge høye sikkerhetsstandarder for databeskyttelse. Vi deler kun informasjon som er nødvendig for å oppfylle behandlingsaktiviteter knyttet til ditt avtaleforhold og som beskrevet her. Leverandørene er bundet av kontrakt til å bevare informasjonen konfidensielt og følge våre instrukser for behandling og sletting. Leverandørene av systemene har ikke innsyn i personopplysninger som behandles i systemene, dersom dette ikke er eksplisitt nevnt i oversikten nedenfor.

4.1 Databehandlere

4.1.1 Kommunikasjon og behandling av dine henvendelser

Vi benytter CMS-et Concrete5 til å besvare dine forespørsler og bestillinger via nettsidene. Alternativt kan du også ta kontakt direkte på e-post-adressene som er listet flere plasser på nettsiden eller ved å ringe vårt telefonnummer. For å kunne svare på elektroniske henvendelser må vi bruke e-postadressen din og e-postens innhold.

4.1.2 Vår nettside

På noen deler av www.arbeidmedord.no benyttes informasjonskapsler, såkalte cookies. Cookies brukes for å gjøre nettsiden mer brukervennlig. Vi bruker ikke cookies for å samle sensitiv personlig informasjon. Du kan til enhver tid gjøre endringer i nettleseren din og blokkere cookies. Ved å blokkere alle cookies kan det være at du mister tilgangen til deler av vår hjemmeside.

4.1.3 Fakturering

Vi bruker 24SevenOffice som leverandør i forbindelse med fakturering, purring og avvikshåndtering. For å kunne fakturere deg benyttes blant annet navn, adresse og betalingsinformasjon.

5.  Hvordan sikres, slettes og arkiveres opplysningene

5.1 Sikring av dine personopplysninger

Vi har rutiner for å sikre at behandling av dine personopplysninger til enhver tid er i tråd med legitime behandlingsgrunnlag. I tillegg har vi avtaler med samtlige samarbeidspartnere og leverandører for å sikre at dine personopplysninger behandles på en trygg og forsvarlig måte. Vi har også sletterutiner slik at dine personopplysninger slettes hos tredjeparter når det ikke lenger er noe grunnlag for oppbevaring. I våre egne systemer har vi slette- og anonymiseringsrutiner som gjør at du ikke kan identifiseres som kunde dersom vi ikke har behandlingsgrunnlag for dette. Vi vil ikke oppbevare eller behandle dine personopplysninger når behandlingsgrunnlaget ikke er tilstede.

5.2 Sletting og oppbevaring

I henhold til personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 17 vil vi ikke lagre dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen.

Når kundeforholdet ditt er avsluttet slettes personopplysninger hos de tredjeparter som ikke er pliktig til å beholde disse i henhold til lovgivning. Oppbevaring av personopplysninger, som dine henvendelser og dialog med oss, vil gjøres i 3 år etter avsluttet kundeforhold, i tråd med alminnelig foreldelsesfrist. Dette for å kunne behandle eventuelle endringer, innsigelser eller avvik etter opphør. Etter 3 år vil vi slette personopplysninger knyttet til disse formålene. I henhold til Bokføringsloven § 13, 2. skal visse opplysninger, som fakturagrunnlag med blant annet navn, adresse, lagres i 5 år etter kundeforholdet er avsluttet. Vi har rutiner for å sikre tilgangsstyring på personopplysningene i denne perioden, og kun autoriserte brukere vil få adgang til dine opplysninger, dersom det skulle bli nødvendig. Etter oppbevaringstiden på 5 år vil vi ha slettet og/eller anonymisert alle personopplysninger som kan identifisere deg som kunde.

Dersom vi behandler personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, slettes disse når samtykke trekkes tilbake.

5.3 Angrerett, annullering eller tilbud som ikke er besvart

Dersom du angrer en bestilling hos oss eller bestillingen var feil og blir annullert, vil vi oppbevare personopplysningene i bestillingen i inntil 30 dager for å kunne kvalitetssikre saken og avdekke eventuelle feil, samt besvare din henvendelse dersom du har spørsmål rundt dette.

Dersom det ved angring eller annullering produseres en faktura, enten denne skal betales eller tapsføres, er vi pliktig til å oppbevare noen av personopplysningene i henhold til lovgivning. Fakturagrunnlag og de personopplysninger knyttet til dette vil oppbevares i 5 år, jf. Bokføringsloven § 13, 2. I tråd med alminnelig foreldelsesfrist vil vi oppbevare logg med dialog og henvendelser i 3 år.

6.  Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter overfor oss som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger.

Du har blant annet:

  • Rett til innsyn i bruk av dine personopplysninger (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 15),
  • Rett til utlevering/dataportabilitet av dine personopplysninger (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 20)
  • Rett til å fremme en innsigelse (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 21)
  • Rett til å be om korrigering av opplysninger (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 16)
  • Rett til å få dine personopplysninger slettet eller at behandlingen begrenses (personopplysningsloven § 1, jf. GDPR artikkel 17 og 18)

6.1 Klage

Du har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av dine personopplysninger. Vi oppfordrer deg likevel til alltid å ta kontakt med oss først.

6.2 Krav til legitimering

Hvis du ber om for eksempel innsyn i dine personopplysninger må vi vite at det faktisk er deg som spør. Derfor må du legitimere deg med navn og telefonnummer for å få innsyn i dine personopplysninger. Din innsynsbegjæring vil bli besvart innen 30 dager etter forespørselen. Opplysningene vil bli tilsendt via e-post.

6.3 Cookies

For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Bruk av cookies er basert på ditt samtykke i henhold til ekomloven § 2-7b, og du kan lese mer om hvordan vi bruker cookies og hvordan du kan velge bort bruk av cookies her. Vår bruk av cookies innebærer behandling av personopplysninger slik det er nærmere angitt i vår cookie policy. Vi behandler personopplysningene på grunnlag av en interesseavveining for de formålene som der er angitt. Dette gjør vi for å tilpasse nettsiden til våre brukere, forbedre den, og for å markedsføre våre produkter. Vi behandler imidlertid bare dine personopplysninger i den utstrekning du har samtykket til vår bruk av cookies, og vil stanse behandlingen dersom du trekker tilbake ditt samtykke til vår bruk av cookies.

7.  Kontaktinformasjon

Spørsmål og kommentarer til denne personvernerklæringen kan rettes til oss via kontaktskjema på våres nettsider eller skriftlig til adressen under:

Arbeid med ord læremidler AS
Postboks 7085 Vestheiene
4674 KRISTIANSAND
Merk: Personvern

Vær oppmerksom på at forespørsler som gjelder dine rettigheter med hensyn til dine personlige data (for eksempel å få innsyn i dine personlige opplysninger) ikke blir behandlet via e-post, men via onlineskjema som du finner her.